Via het Port Community Systeem van Portbase wisselen bedrijven en overheden, maar ook bedrijven onderling efficiënt gegevens met elkaar uit. Ongeveer 1400 nationale en internationale bedrijven maken gebruik van het Port Community Systeem, waar per jaar meer dan 35 miljoen logistieke berichten gegenereerd worden. Het digitaliseren van facturen maakt dit systeem nog vollediger en levert een onmisbare bijdrage aan de snelheid en accuratesse waarmee de financiële informatiestromen tot stand komen. Daarnaast biedt het bedrijven een enorme kostenbesparing, zonder dat het grote investeringen vereist. E-factureren maakt het mogelijk dat er jaarlijks miljoenen euro’s aan mankracht, papier, afdruk- en portokosten worden bespaard. Portbase wordt hierdoor als neutrale dienstverlenende partij nog completer.

Portbase zal gebruik maken van het Shared Service Center van Ricoh. Alle facturen van aangesloten bedrijven en instellingen die hier binnenkomen en uitgaan worden direct op de juiste wijze elektronisch verwerkt. Het SSC zet vervolgens alle facturen om naar het door een organisatie gewenste digitale formaat. Vervolgens stuurt het deze naar iedere mogelijke primaire financiële, workflow- of ERP-toepassing van de ontvangende partij. Dat betekent dat deze organisaties en bedrijven heel eenvoudig de overstap kunnen maken naar digitaal factureren. In mei 2010 zullen Portbase, Ricoh en de vijf aangesloten bedrijven die in de eerste fase meewerken, het e-facturatieproces evalueren. Wanneer de resultaten positief zijn komt de e-facturatie dienst ook voor andere bedrijven in Nederlandse havens beschikbaar.

Rob Zwart, Business Innovation Manager Ricoh Nederland. “ Een uitermate belangrijk aspect van het e-facturatiesysteem is dat het internationaal toepasbaar is. Elk land heeft een eigen wetgeving rondom facturatie en dit brengt veel kosten met zich mee als bedrijven elektronisch willen gaan factureren. In het Shared Service Center worden facturen automatisch, volgens de in dat land geldende regels, verwerkt. Dat is voor havens en logistieke dienstverleners natuurlijk een uitkomst.”

Paul Swaak, Director Strategy & Business Development van Portbase: “Ricoh is specialist op het gebied van informatielogistiek. Portbase biedt met het e-facturatiesysteem zeer laagdrempelige dienstverlening. De voordelen van e-facturatie zijn evident: milieuvriendelijker, efficiënter, transparanter en vooral goedkoper. In het logistieke domein vindt veel facturatie over en weer plaats, veel nog op papier. Met de uitbreiding van e-facturatie, naast het Port Community Systeem, verbreden we onze dienstverlening en verstevigen we de concurrentiepositie van al onze klanten.”

Dit zijn de onderwerpen die behandeld werden in de korte pitch:

Wat is NUMIQ?

NUMIQ is een soort uitgebreide online telefoongids waarmee organisaties gratis en gemakkelijk te weten kunnen komen of ze een ander facturen kunnen toezenden en hoe ze dat kunnen doen.

VOORBEELD: Een soort sociaal netwerk (LinkedIN) maar dan voor zakelijke berichten.

Waarom zijn jullie met NUMIQ gekomen?

NUMIQ is ontstaan omdat de drie initiatiefnemers alledrie een achtergrond hebben op het gebied van e-factureren (facturen, betalen en betaald krijgen) en zagen dat er iets duidelijk miste om e-factureren van de grond te tillen.

E-factureren staat de laatste tijd sterk in de belangstelling en op dit moment is er sterke behoefte aan adoptie en aan vertrouwen.  Zeker nu de Staatssecretaris (nu Minister) van Financiën begin vorig jaar heeft besloten dat e-factureren vorm- en middelvrij mag plaatsvinden.

Voor het vertrouwenstuk wordt gewerkt aan een Keurmerk E-factureren. Bij het adoptiegedeelte speelt vertrouwen ook een rol, maar is het vooral VAN ELKAAR KUNNEN WETEN OF EN HOE JE ELKAAR KUNT BEREIKEN MET ELEKTRONISCHE FACTUREN EN ANDERE E-BUSINESS BERICHTEN (zoals orders, aanmaningen, herinneringen, en ga zo maar door.

VOORBEELD: NUMIQ is een praatplaats, een soort sociaal netwerk voor zakelijke berichten.

NUMIQ heeft weliswaar de kenmerken van een social netwerk maar het creeert direct waarde voor de gebruiker in de vorm van besparing op zijn facturatieproces.

Geef eens een voorbeeld?

Als BNR een rekening naar NUMIQ zou willen sturen voor advertenties van NUMIQ op BNR nieuwsradio, dan heeft BNR geen flauw idee of NUMIQ die factuur elektronisch zou willen ontvangen.

Met NUMIQ kan BNR opzoeken of en hoe NUMIQ facturen (en misschien wel andere berichten) kan ontvangen. En als BNR al vaker zaken heeft gedaan met NUMIQ, dan kan BNR zelfs bericht krijgen als er iets in het profiel van NUMIQ is gewijzigd en dit aanpassen.

Leg eens uit, hoe werkt NUMIQ precies?

Het is gratis en je bent in drie minuten klaar:

Profiel invullen LinkedIN en uitnodigen

1. Gemakkelijk aanmelden, met heel weinig gegevens: je kunt meteen aan de slag

2. Invullen profiel met bereikbaarheidsinformatie:

1. Algemene telefoongids en KVK informatie
2. Voorkeur: Hoe kan ik verkoopfacturen wel niet elektronisch verzenden: formaat, kanaal, adres
3. Voorkeur: Hoe wil ik mijn inkoopfacturen elektronisch ontvangen: formaat, kanaal, adres
4. Specifieke informatie: algemene voorwaarden, bonus bij voldoen aan voorwaarden, korting, etc
5. Andere berichten waar de voorkeuren voor gelden.

3. Andere uitnodigen om naar je profiel te kijken en om een profiel in te vullen.

Daten

4. Datingsite: als een klant op een profiel komt van een leverancier dan geeft de website weer welke mogelijkheden er zijn tussen die klant en leverancier
VOORBEELD: datingsites

5. Datemail: als de leverancier de klant uitnodigt een ‘connectie’ aan te gaan en de klant dit accepteert, dan krijgen ze beide een e-mailbericht van de uitnodiging en na de acceptatie van de matchingsmogelijkheden. Dit wordt ook vastgelegd.
VOORBEELD: twitter berichtjes

6. Je bouwt een bestandje met relaties (klanten/leveranciers) op en de manier waarop je met ze match voor zakelijke praat.
VOORBEELD: white/blacklist van klanten en leveranciers

Afspraken maken

7. De datemail: met de gegevens in de mail, kunnen partijen contact met elkaar opnemen om eventueel nog meer communicatie af te stemmen.
VOORBEELD: rapportages, verbruiksoversichten, verplichte info vanuit overheid.

Waarom zo moeilijk doen, vanwege de aanpassing van de wet door de Staatssecretaris stuur je de elektronische factuur toch gewoon naar de klant? Het is toch vorm- en middelvrij?

Nee, er is niets veranderd aan de verplichting tot acceptatie van de factuur. Daarnaast zien we heel duidelijk dat we met zijn allen wel facturen elektronisch durven te verzenden en dat ook wel kunnen. En dan is het juist zo opmerkelijk dat diezelfde factuur ook een inkoopfactuur is die vervolgens ontvangen en verwerkt moet worden. En daar zitten de meeste besparingen en dus ook de meeste kosten.

Het zijn dus juist de ontvangers van de facturen die facturen moeten willen ontvangen om vervolgens de verzender de mogelijkheid te bieden facturen elektronisch te laten versturen en daardoor e-factureren te laten groeien. Interessant genoeg is dat een catch-22 situatie want elk van de 850.000 bedrijven in Nederland en de vele miljoenen bedrijven in Europe verzenden facturen en ontvangen facturen en zitten dus allemaal in hetzelfde schuitje!

En om dit op te heffen is er NUMIQ: door gewoon met elkaar te praten zal blijken dat het allemaal veel simpeler is en dat er veel meer mogelijkheden zijn voor bedrijven. En dan niet alleen voor facturen.

7.    Waarom zouden bedrijven gebruik willen maken van NUMIQ? Yet another social network…

Voordelen voor verzenders en ontvangers

• besparingen door e-factureren (5 euro per uitgaande factuur en 20 euro per automatisch verwerkte inkomende factuur???). NUMIQ is daarin de onmisbare missing link.

VOORBEELD: Een onderneming met 100 uitgaande facturen en 25 inkomende facturen per maand kan op jaarbasis in theorie al EUR 12000 besparen en dat is pure winst. Een transportbedrijf dat werkt met marges van 3% (en dat is geen uitzondering) moet EUR 400K extra omzet maken voor eenzelfde winst.

• gratis
• in drie minuten klaar
• helpt je bij je verplichting acceptaties bij te houden
• het levert veel meer duidelijkheid en begrip op tussen zakenrelaties
• set and forget’ je hoeft niet telkens weer te vertellen als organisatie 1 op 1 af te stemmen wat je eisen, wensen, mogelijkheden en onmogelijkheden zijn: daarvoor is nu een gratis praatplaats.
• op een nieuwe, aanvullende manier kanalen aanboren voor communicatie met klanten
• sneller en tegen een lagere investering een groter mate van bereidheid en (duurzame) adoptie realiseren voor het verzenden van e-factureren: besparing
• gevalideerde online identiteit (optie)
• misschien dat de manier waarop je berichten wil uitwisselen je zelfs helpt bij het scoren van nieuwe klanten en opdrachten

Voordelen voor deelnemende derde partijen: service providers, boekhoudpakketten, banken

• leads: vermelding in de datemate als een dienstverlener die in staat is om het daadwerkelijke transport te kunnen verzorgen: in matchingsberichten, in status-update berichten, op de website en in de overige communicatie
• leads: informatie welke bedrijven en organisaties zijn gaan deelnemen aan NUMIQ
• omzet: vergroten van omzet doordat bestaande klanten een hogere adoptiegraad bereiken
• omzet: vergroten van omzet doordat nieuwe klanten om een aansluiting verzoeken
• meeliften op de naamsbekendheid en publiciteitscampagnes

besparingen door e-factureren

(5 euro per uitgaande factuur en 20 euro per automatisch verwerkte inkomende factuur???). NUMIQ is daarin de onmisbare missing link.

VOORBEELD: Een onderneming met 100 uitgaande facturen en 25 inkomende facturen per maand kan op jaarbasis in theorie al EUR 12000 besparen en dat is pure winst. Een transportbedrijf dat werkt met marges van 3% (en dat is geen uitzondering) moet EUR 400K extra omzet maken voor eenzelfde winst.

NUMIQ heeft weliswaar de kenmerken van een social netwerk maar het creeert direct waarde voor de gebruiker in de vorm van besparing op zijn facturatieproces.

Het doel van SIDN bij de samenwerking is om het gebruik en de adoptievan ENUM te stimuleren. ENUM is de technische benaming voor een domeinnummer. Een domeinnummer is vergelijkbaar met een domeinnaam (zoals numiq.nl)  maar dan voor een telefoonnummer (010-1234567). Kijk op www.sidn.nl  en www.enum.nl voor meer informatie

NUMIQ heeft als doel om door middel van ENUM/domeinnummers het gebruik en de adoptie van e-factureren te stimuleren. In de visie van NUMIQ is een ENUM een constructie voor een ‘intelligent global universal name space’.

Dat betekent dat aan domeinnummer (een telefoonnummer met een internetdomein) elke adressering en aanvullende gegevens kunnen worden gekoppeld die nodig zijn om een factuur:
- te kunnen afleveren bij een klant
- te kunnen ontvangen van een leverancier
- na ontvangst verder de interne organisatie te kunnen doorrouteren (geen workflow)

Tijdens de presentatie op 26 november 2009 wordt uitgelegd hoe ENUM en e-factureren elkaar kunnen helpen en hoe NUMIQ dit heeft vormgegeven. De leiding van de presentatie is handen van SIDN.

NUMIQ verzorgt dan een presentatie over de werking van NUMIQ in praktijk. Dat betekent dat dan ook de website van NUMIQ online zal gaan.

Het community gedeelte is dan alleen te benaderen door middel van uitnodigingen. Hieronder volgt een aantal screenshots van de ‘achterkant’. Op 26 november 2009 gaat ook dat deel live!

Inloggen en aanmelden

.

Registreren van uw NUMIQ domein

NUMIQ Profiel invullen

Voorbeeld van een NUMIQ profiel

Een match op NUMIQ.nl

Match notificatie per e-mail

Voorbereiding

Na velen maanden van voorbereiding is het dan zover. NUMIQ kreeg haar vuurdoop tijdens de bijeenkomst van Platform ELFA op 27 oktober 2009. Tijdens de presentatie kwam aan de orde:

- Wat NUMIQ is: een publiek bereikbaarheidsprofiel, matching van bereikbaarheidsgegevens en ENUM

- Waarom NUMIQ is opgezet: om de adoptiegraad van e-factureren te verhogen.

- Wat NUMIQ vooral niet is: een substituut, een technisch platform waarlangs facturen verstuurd worden

- Hoe NUMIQ werkt: drie stappen: profiel invullen, relaties uitnodigen, matchen en aan dan aan de slag

- Hoe Platform ELFA deelnemers kunnen profiteren: gratis deelnemen, bestaande omgeving
.

Onafhankelijk en toch afhankelijk

NUMIQ is een e-factureren dienstverler (BSP) onafhankelijk platform. En tegelijkertijd is het ook afhankelijk van deze zelfs dienstverleners om vanaf het begin NUMIQ een breed draagvlak te geven.

Daarom wordt de komende weken veel tijd besteed aan het zoeken van partijen die zich verbonden voelen met het gedachtegoed van NUMIQ.

NUMIQ heeft drie smaken: de voorbank, de achterbank en de achterbak. NUMIQ is nu op zoek naar dienstverleners die op de voorbank willen zitten. Zij kunnen mede bepalen welke route NUMIQ volgt. Dienstverleners op de achterbank mogen ook meerijden en genieten van het uitzicht. In beide gevallen zijn er geen investeringen verbonden om NUMIQ Partner te worden.

.

Interesse?

Wilt u ook bij NUMIQ betrokken worden? Op de voorbank of de achterbank? Neem dan contact met ons op:

Hieronder wordt met een aantal screenshots van de ‘achterkant’ duidelijk gemaakt hoe de actieve en passieve matchting werken. Op 26 november 2009 gaat ook dat deel beta live!

1. Inloggen en aanmelden

U moet zich eerst registreren of aanmelden bij NUMIQ

.

2. Registreren van uw NUMIQ domein

Voor het registreren van uw eigen NUMIQ domein is uw telefoonnummer, gebruikersnaam, wachtwoord en bedrijfsnaam voldoende!

.

3. NUMIQ Profiel invullen

Vul uw NUMIQ profiel in. Een NUMIQ profiel bestaat uit vier onderdelen. Algemene bedrijfsgegevens, verzendvoorkeuren, ontvangstvoorkeuren en extra informatie.

.

4. Voorbeeld van een NUMIQ profiel

Een voorbeeld van een NUMIQ profiel

.

5. Een match op NUMIQ.nl: passieve matching

Komt u op een profiel van een leverancier of klant van u? Als er een match tussen uw profiel en dat van uw klant of leverancier is, dan ziet u dat direct op de website. Pasieve

.

6. Matchnotificatie per e-mail: actieve matching

En NUMIQ gaat verder. U en uw klant/leverancier ontvangen ook een bericht per e-mail met daarin alle informatie om daadwerkelijk met e-factureren aan de slag te kunnen gaan: tools, leveranciers, contactgegevens.

• een sociaal netwerk met online profielen voorzien van bereikbaarheidsvoorkeuren
  .
• het automatisch matchen van deze bereikbaarheidsvoorkeuren tussen klanten en leveranciers
  .
• het toepassen van een wereldwijd beschikbaar ‘universeel adres’ om de match te vergroten
  .

Positionering NUMIQ

NUMIQ onderscheidt zich ten opzichte van andere initiatieven, projecten en producten door:

1. zich uitdrukkelijk wel te richten op het faciliteren en vergroten van de adoptie van e-factureren, geautomatiseerde factuurverwerking en andere elektronische berichten
   .
2. zich uitdrukkelijk niet te richten op het daadwerkelijke transport van elektronische facturen en andere berichten
   .
3. de behoefte aan snelle grootschalige en duurzame adoptie te faciliteren, door gratis in te vullen en te raadplegen online profielen met bereikbaarheidsvoorkeuren ter beschikking te stellen
   .
4. zich daarbij te richten op zowel de individuele verzenders en ontvangers, maar op de derde partijen die zich rondom deze verzenders en ontvangers bevinden en manifesteren
   .
5. het een open karakter van NUMIQ. Geen partij wordt uitgesloten. BSP’s, softwareontwikkelaars, banken en boekhoudpakketten mogen zich aansluiten bij NUMIQ. Bovendien wordt ingezet op het zoveel mogelijk aansluiten bij bestaande initiatieven en projecten
   .
6. de inzet van sociale netwerksoftware profielen van relaties automatisch met elkaar te matchen en de profieleigenaren –per e-mail-  hiervan op de hoogte te brengen.
   .
7. de toepassing van intelligente domeinnummers : een reeds bestaande en wereldwijd gestandaardiseerde technologie waarmee aan de hand van een telefoonnummer elk willekeurig adres kan worden gekoppeld en waaraan dynamische documentspecifieke informatie aan kan worden gekoppeld
   .
8. de toepassing van intelligente domeinnummers het introduceren van gevalideerde online identiteiten
   .
9. de open source gedachte van NUMIQ. Deelnemers aan NUMIQ kunnen modules ontwikkelen aan de hand van de documentatie en API’s die NUMIQ beschikbaar stelt

Meer informatie

Lees hier meer informatie over de business case van NUMIQ: